Om gebruik te maken van budgetregels moet u twee stappen uitvoeren:

1. Eerst maakt u (een omschrijving van) een budgetregel aan.
2. Vervolgens koppelt u aan deze budgetregel per periode een bepaalde norm.

Ga naar BUDGETREGEL AANMAKEN in het tabblad ‘Onderwijs’ door hierop te klikken.

Er wordt nu een lijst met reeds ingevoerde budgetregels getoond. De omschrijving van bestaande budgetregels kan worden gewijzigd door te klikken op wijzig. Budgetregels kunnen verwijderd worden door te klikken op de link verwijder. Is deze link grijs, dan is aan de budgetregel al een budgetnorm vastgesteld en is het niet mogelijk deze te verwijderen.

Klik op voeg nieuwe budgetregel toe om een nieuwe budgetregel aan te maken. U komt nu in een invoerscherm waarin een omschrijving voor een budgetregel ingevoerd kan worden. Vermijd apostrofs in de omschrijving.

Sla vervolgens de gegevens op door te klikken op sla gegevens op en keer terug naar vorige pagina. Herhaal dit proces tot u alle budgetregels ingevoerd heeft. Overigens kunt u ook later nog budgetregels toevoegen.

Stap 2: Koppelen van een norm aan een budgetregel

Ga naar BUDGETREGELNORM BEPALEN in het tabblad ‘Onderwijs’ door hierop te klikken.

 

Er wordt nu voor een bepaald schooljaar en periode een lijst met reeds ingevoerde budgetregelnormen getoond. Voor elke periode moeten deze normen vastgesteld worden, maar met de kopieerfuncties 1>234 etc. is dit snel geregeld.

Deze normen kunnen worden gewijzigd door te klikken op wijzig. Normen kunnen verwijderd worden door te klikken op de link verwijder. Is deze link grijs, dan is de budgetregelnorm al gekoppeld aan een bepaalde module en is het niet mogelijk deze te verwijderen.

Klik op voeg nieuwe norm toe om aan een budgetregel een norm te koppelen. U komt nu in een invoerscherm waarin een aantal gegevens ingevoerd moet worden.

Eerst even de uitleg en daarna twee voorbeelden:

1. Bij budgetregels: Kies een budgetregel uit de keuzelijst. Deze lijst geeft alle budgetregels die nog niet zijn toegevoegd. Op deze manier wordt voorkomen dat een budgetregel 2x wordt opgevoerd in een periode.
2. Bij nullast: voer hier het aantal uur in dat een module met deze budgetregel krijgt, ongeacht het aantal studenten dat de module volgt.
3. Bij dbupergroep: voer hier het aantal docentbelastinguren (dbu) in dat een module met deze budgetregel krijgt per groep van studenten.
4. Bij groepsgrootte: geef hier de groepsgrootte waarmee gerekend wordt.

Voorbeeld 1:
Om binnen de bekostiging te blijven is voor modulen met een omvang van 5 studiepunten de volgende budgetregel bedacht:

Voor elke student die aan een module van 5 studiepunten meedoet mag 3 dbu aan onderwijs worden gegeven. (dus: 3 studenten = 9 dbu, 7 studenten is 21 dbu etc.)

In dit geval is geen sprake van een nullast (nullast = 0). De groepsgrootte is gelijk aan 1 en het aantal dbu per groep is gelijk aan 3.

Voorbeeld 2:
Voor minoren van 15 studiepunten per periode is een budgetregel bedacht die het ook mogelijk maakt om minoren door te laten gaan, wanneer het aantal studenten vrij klein is. Afgesproken is dat elke minor sowieso 30 dbu krijgt (ongeacht het aantal studenten) en dat voor elke 10 studenten die de minor volgen nog eens 75 uur wordt gegeven.
In dit geval is er sprake van een nullast van 30, een dbupergroep van 75 en een groepsgrootte van 10.

Berekening van het budget
Voor elke module, waar deze budgetregel aan gekoppeld is, wordt door het systeem op basis van het aantal opgegeven studenten automatisch uitgerekend hoeveel uur maximaal besteed mag worden. Dit gebeurt aan de hand van de volgende formule:

aantal dbu = nullast + (aantal studenten / groepsgrootte) * dbupergroep

Hierbij wordt (aantal studenten / groepsgrootte) naar boven afgerond.

Voorbeeld 1: Bij 50 studenten:  aantal dbu = 0 + (50 / 1) * 3  = 150
Voorbeeld 2: Bij 20 studenten: aantal dbu = 30 + (20 / 10) * 75 = 180

Tot slot:

Het is aan te raden om alle mogelijke combinaties tot 15 studiepunten (1 sp, 2 sp, 3 sp etc) in te voeren als budgetregel. Bepaal vervolgens in overleg met directie hoeveel uur per student mag worden uitgegeven voor elk soort module (1sp, 2sp, 3sp etc.) en voer dit in als budgetregelnorm.